每家公司都需要一个管理程序来保护信息和数据，确保组织的所有记录和文件都是安全的，同时授权用户可以方便地访问。
自动化记录管理系统将帮助公司对保留时间表、文件计划、合法保存和审计实施集中政策管理。
自动化记录管理系统对于确保快速且可观的投资回报同时降低维护电子记录资产相关的风险和费用至关重要。
什么是自动化记录管理系统
任何专门创建并用于应用计算机技术来自动化记 2024 年更新的手机号码数据 录管理程序运行的系统，包括记录存储和检索、成本会计、保留时间表和记录处置，都称为自动化记录管理系统。
— Law Insider
为什么你的公司需要自动化记录管理系统
雇用新员工永远不是处理信息流的最终解决方案。随着每天创建的记录越来越多，任何公司都必须实施自动化记录管理系统。
自动化减轻了您的负担，并为您带来了难以想象的好处。
控制和管理
这对于记录管理系统至关重要，并通过使用预先存在的计 细胞P数据 划和标准化结构对记录进行自动分段和调度来实现；自动编号、基于类型的元数据、生命周期管理和使用预定义报告的系统配置来定位和筛选记录 – 允许轻松识别和解决异常值；并且易于使用全文内容、文件计划框架和记录管理的搜索。
处置和留存
记录保留和处置是高效记录管理系统的重要 如何轻松地在 iPhone 上对文档进行数字签名（PDF、DOCX 等） 组成部分。它保证在诉讼、审计、日常公司运营或历史研究需要时记录可用，但不必要的记录不会占用宝贵的存储空间。这是通过使用可配置规则和自动化处理来管理和安排归档、保留和销毁来实现的；根据类型和文件计划实施不同的保留和归档政策；以及使用导出进行长期归档。
检索和访问
组织生成、保存和保存记录是为了使用它们。如果用户无法找到文档，那么它可能就不存在。因此，高效的记录管理程序应该有方法（手动或自动），可以可靠且及时地识别和检索记录，以满足用户的需求。
维护和储存
一个企业拥有有效记录管理计划的明确标志是其记录得到安全、高效的存储和维护。具有快速、便捷检索功能且经济高效、安全的存储系统将有助于确保在发生诉讼和审计时记录能够及时可用，并可用于将来的参考。
自动化记录管理的最佳实践
为了充分利用您的记录管理系统，您必须遵循最佳实践。以下是我们提倡的一些最佳实践，可帮助您实现最佳效果。
定义你的业务目标
如果没有明确的目标，就很难有效地使用记录管理。要有效地使用记录管理来创建、归档和处理记录，请确保制定适当的目标和需求框架。
索引和分类
对于公司来说，了解所有信息的存储方式和位置至关重要。因此，您应该对记录进行正确分类和索引，以备将来使用。
记录安全
每读一秒钟，就有 68 条记录丢失或被盗。您的首要职责之一应该是防止未经授权的访问，并确保文档免遭欺诈或灾难。
员工教育
如果您的员工不了解如何遵循记录管理政策，您的记录管理系统将不会产生有效的结果。
定期保存记录
需要制定记录维护计划，以降低丢失记录的风险。这将定义特定记录应保留多长时间以及何时应检查或丢弃它们。
Folderit 作为您的自动记录管理系统
Folderit的文档管理系统 (DMS) 提供了强大的解决方案，可自动化记录管理程序的重要领域、减少档案的生态足迹并实现更好的风险管理。
