作为一家公司，您必须保留准确且最新的员工记录。访问适当的数据可以帮助您跟踪关键的绩效和生产力指标。
可靠的员工记录管理系统还可以帮助您遵守就业法规的记录保存要求，例如《美国残疾人法案》（ADA）、《公平劳动标准法案》（FLSA）和《家庭医疗休假法案》（FLMA）。利用员工记录管理软件是保存准确且安全信息的有效方法。
本文将研究员工记录管理程序，并分析 Folderit 的 DMS 为什么是人力资源文件管理的最佳选择。此外，我们将提供一些关于在员工记录管理软件中寻找什么的建议，以帮助您找到适合您组织的理想解决方案。
什么是员工记录管理？
员工记录管理是人力资本管理的重要组成部分。简而言之，它是存储、归档和组织员工生命周期内收集的员工数据的过程。这使企业能够建立对敏感数据的受监管访问权限以及对重要数据的适当存储。为了确保遵守各种薪酬和就业规则，它还包括安全及时地删除旧员工数据。
过去，员工记录都是手动保存的。该系统效率低、耗时且复杂。更不用说所需的存储空间了。
如今，大多数员工信息都 准确的手机号码列表 是以数字方式维护的。使用员工数据库来维护所有相关信息的集中记录，使信息更易于管理和访问。尽管如此，有效的员工数据管理仍然是人力资源管理中最困难的方面之一。这是因为您必须在满足业务需求和遵守法规之间取得平衡。
实施完整的员工记录管理系统（通常称为员工记录管理软件）是实现此目标的绝佳方法。
员工记录管理软件到底是什么？
员工记录管理软件是一种数字化员工文档管理系统，可简化员工信息的存储、检索和管理。
想象一下，一款电子归档应用程序允许您利 细胞P数据 用简化的程序记录和跟踪所有员工的个人和专业信息，从而提高公司的效率。您无需在庞大的文件柜中搜索员工的纸质文件，只需从用户友好的平台上查看他们的个人资料，即可访问他们的所有信息。
通常，员工的个人资料包括联系信息、雇用文件、出勤和休假记录、工资信息、病史、费用管理相关数据、总体绩效和培训要求。
高效的员工记录管理软件不仅可 新的性骚扰规则对圣诞派对意味着什么？ 以加快管理流程，还可以保护敏感信息并降低业务风险的可能性。此外，将所有数据安全地整合在一起，使您能够在需要时访问适当的数据，从而使您的领导团队和员工能够更高效、更有效地工作。
员工档案管理程序
在选择最适合您需求的员工记录管理软件之前，您应该制定一个策略来帮助您尽可能高效地部署系统。
为了帮助您，我们编制了一份您必须在员工记录管理流程中包括的关键阶段列表：
步骤 1：
创建文档图。列出您为每位员工收集的所有人力资源文档。
第 2 步：
确定您的访问要求。确定谁需要访问这些信息。每个员工？只有您的人力资源部门？他们需要多久访问一次这些信息？
步骤3：
确定您的需求和目标。确定所有文件的到期日期和触发条件。
步骤4：
确定安全参数。各种文档类型需要什么级别的安全性？此外，哪些数据不再有用后应被丢弃？
步骤5：
创建存储和归档策略。创建您的存储、访问、工作流程和归档策略。
步骤6：
安装员工记录管理软件。这样，您将能够自动生成文档、访问文档和执行工作流程。
使用员工记录管理软件的优势
遵守
采用员工记录管理系统的最大优势之一是它可以帮助您遵守州和联邦法律。这包括计时和记录保存规定。它还包括许多联邦规则，要求您在终止雇佣后保留员工记录一段时间。
法律辩护
除了法律要求外，您还需要访问员工文件以进行监管审计和调查、员工投诉和诉讼。
隐私和安全
员工记录管理软件的另一个优点是它可以保护您的数据并帮助您遵守安全和隐私法规。这包括维护员工医疗信息、残疾信息、社会安全号码和其他个人信息的机密性。
数据流与行政效率
员工记录管理软件简化了文档访问和共享，帮助您创建更高效的工作流程。这有助于您保持高效和井然有序。它还可以确保在需要时向正确的人员提供正确的文档。
Folderit 作为您的员工记录管理解决方案
说到员工记录管理软件，高效的文档管理系统必不可少。在线员工记录管理可让您更有效地管理时间，从而提高公司的整体生产力。
Folderit 的文档管理系统提供统一处理所有记录保存操作的工具。也就是说，您可以将所有员工记录保存在安全平台上，并从任何设备查看它们。
Folderit 还具有以下优点：
- 所有员工记录都存储在单独的数字文件夹中。
- 将您公司的税务和发票集中到一个地方。
- 创建文档审批工作流程。
- 为您的管理层和员工配置文档权限。
- 隐藏重要文件，以便只有授权人员才能看到。
- 强大的加密技术和用户特定的访问保证了安全的数据安全。
