文档管理系统的类型

探索 DMS 的类型

DMS 或文档管理系统可存储、分类信息文件，并可轻松访问。这些文件可 电子邮件数据 能是以数字方式创建的文档，例如 Word 文档或电子表格，也可能是纸质文档，例如收据，这些文档可扫描到计算机中并存储为 .pdf。可以将 DMS 视为一种超级文件柜，内置秘书功能，可帮助访问所有文件。 

五大功能

文档管理系统执行五种不同功能中的一种或多种。内容管 BZB 目录 理系统涉及上传、下载、共享和发布文档。WordPress 就是一个很好的内容管理系统示例。企业内容管理侧重于特定业务的功能，例如购买和销售、提供服务或出租某物。它们可能包含 CMS 的一些功能。文档成像系统旨在与扫描仪配合使用，以扫描、存储和保留文档图像。ECMS 可能使用 DIS 来管理企业生成的纸质记录。文档图像和业务功能可能被纳入记录管理系统，该系统侧重于企业中的交易流程。最后，还有工作流管理系统，它负责在正确的时间将正确的文档发送给正确的人员。 

实际上，一个好的文档管理系统会结合这些功能中的几个。虽然它可能不涉及出版，但它很可能包括上传和下载各种文档和图像的功能。这些文档和图像可能围绕企业的业务活动。由于许多企业必须有一些他们经常处理但想要记录的纸质文件，文档成像也很可能成为该过程的一部分。最后，如果信息不能在合适的时间被合适的人访问，那么信息就没什么用。作为一名商务人士，您可能会寻求一个结合多种功能的 DMS 系统，尽管其中一些功能对您来说可能比其他功能更重要。 

思考你的公司可能需要什么

例如，您的公司可能有一个需要定 云计算与物理 IT 基础设施 期更新的博客，因此您需要一个内容管理系统，以便您可以轻松地在网络上发布新博客。这些博客可能涉及作为您业务核心的企业活动。这些活动可能包括商品购买的纸质副本或客户收据副本。您的忙碌员工可能需要一种简单的方法来记录他们在项目上的进度或输入他们所负责的库存部分，甚至显示他们已签署了文件。 

对于任何类型的文档存储来说，同样重要的是拥有信息的备份和良好的加密，以便您的数据得到最好的保护，免受黑客和破坏者的侵害。 

寻找完美的 DMS

那么，您在哪里可以找到可以完成所有这些工作的 DMS？那就去看看 Folderit 吧。它最近被评为世界上最用户友好的文档管理系统，几乎涵盖了上述所有功能 – 并且允许您为信息分配标签，这样，如果您想了解特定类型的材料或活动，您可以输入诸如“销售”或“毛绒动物”之类的词，然后立即找到标有该标签的所有文档的列表。