如何选择文档管理系统
随着远程劳动力的迅速增加，许多公司开始寻求可持续的文档管理系统。
什么是 DMS？
文档管理系统使组织能够将所有业务系统联机，从而突破了纸质程序的限制。此外，它们还提供了一种比简单的文件管理系统更有条理的替代方案，可增强安全性、协作以及跨流程和应用程序的连接性。
文档是交换业务信息的最常见媒介。所有业务文档（例如发票、合同、物料清单和采购订单）都打印在标准尺寸的纸张上。文档管理解决方案使这些手动操作变得井然有序、一致。
为什么公司要有文档管理系统？
每个组织都有不同的需求。小型企业可能看重将手动 WhatsApp数据 和物理程序数字化的机会。大型组织可能看重额外的功能，以便更高效、更细致地集成跨不同客户、财务、法律和合规工作流程的文档数据。
由于流程自动化和基于云的技术的改进，这些更复杂的功能变得越来越容易获得且具有成本效益。因此，文档管理系统对于实现业务流程自动化和改进工作流程至关重要。
Folderit 就是这样一个文档管理系统，它提供这些功能以及更多功能，包括多语言 OCR、文件版本控制、自定义元数据或用于改进业务流程和工作流程的集成；同时也是世界上最用户友好的文档管理系统。
拥有大量文件的公司可能会从实施 DMS 平台中获得最大的好处，因为他们将花费更少的时间和金钱来保存物理记录。
更好的技术正在促进文档管理系统的采用
智能文档处理 (IDP) 是实现 DMS 功能自动化的强大功能。
此功能显著改善了业务流程，从而提高了文档管理 细胞P数据 系统的普及度。IDP 的基本功能包括用于识别文本的光学字符识别、用于评估内容布局和含义的人工智能以及用于自动化文档工作流程的机器人流程自动化。
此外，云还利用更先进的 API 促进文档工作流程和与其他应用程序的数据交互。
IDP 与云的结合可以促进企 7 个你必须看到的 Google 搜索排名文档 业开发更先进的 AI 和机器学习模型。例如，使用 IDP，金融机构可以自动从银行对账单、工资单、税务文件和其他重要文件中提取更详细的数据。这种能力可以产生更精确的模型来预测信用风险、检测欺诈并增强规划。
统计数据：77% 的企业主希望远程访问文件 –记录存储系统
文档管理系统中需要寻找的功能
为了评估文档管理系统平台是否是最佳选择，必须检查其功能。
访问控制和授权
访问控制至关重要，因为它使用户能够从任何设备访问所有文档。它还可以降低数据丢失或删除的风险，而权限是允许和限制不同个人访问文档的好方法。
通过版本、作者和时间进行文档控制
文档版本管理功能可帮助团队协调变更并创建备份。团队可能处理各种文档，例如物料清单或采购申请。当文档不同步时，强大的版本控制功能可帮助您的团队识别并避免沟通瓶颈。
安全
任何 DMS 都必须将安全性放在首位，Folderit 非常了解这一点，因为它将文件存储在 Amazon Web Services 的 S3 上，这可确保一年内 99.99% 的对象持久性。选择 DMS 时应注意的事项包括：256 位加密、SSL 加密文件传输、双因素身份验证、支持基于角色的访问、完整的审计跟踪和修订索引功能。所有这些都有利于实现其自身目的并促进合规性。
标记和元数据
理论上，用户上传到数据库的文档越多，处理起来就越困难。特别要注意标记、评级和其他分类功能，因为这些功能将帮助用户更有效地找到相关文件。
特别是，您应该寻找提供添加自定义元数据数据字段的文档管理解决方案。
索引
调查工具的高级文档索引功能。您正在寻找它们具有什么样的索引。请记住，文档索引可增强文档检索、访问限制和报告。元数据索引、OCR和索引、版本和修订索引以及自动文档编号是突出的 DMS 文档索引功能。
