文档管理错误：损害结果的 6 种做法

了解每个公司都应避免的 6 种做法，以减少文档管理中的错误并提高竞争力。

指数
1. 没有文档管理政策
2.不要对文书工作进行分类
3.不要将文件存储在云端
4.不要使用电子文档
5. 不同步数据
6. 没有限制访问的保密系统

贵公司有文件管理政

策吗？如果你回答“否”，那么你就有问题了。对文件管理不善的有害影响漠不关心是极其危险的。

由于这种疏忽造成的损失是无声的，因此决策者推迟制定有效的信息管理策略的情况并不罕见。他们不知道这种立场的财务风险。

然而，低估文档管理中的错误通常会带来灾难性的后果。根据普华永道 (PwC) 的研究，每份错误存储的文档都会直接和间接造成约 120 美元的损失。

想象一下您的组织可能会损失多少：

有了成本你就会印象深刻

归档文件所用的时间

生产率

查找文件所花费的时间

是时候改善这种情况了！下面我们将展示文档管理中的 6 个常见错误。您评估您的公司可以改进哪些点以及如何改进您的流程！

1. 没有文档管理政策
Gartner 的一项研究表明：

2% 到 5% 的文件丢失或存储不正确；

每 20 个文件中有 1 个丢失；

大约 25 个小时被浪费在重新创建丢失的文档上；

第一次搜索尝试时未找到 10% 到 12% 的文档；

员工平 Whatsapp 数据库 均每年花费 400 小时搜索文件；

组织平均花费 120 美元（人工）用于员工寻找丢失的关键文件。

我们来分析一下数据。

如果（通常）90% 的业务信息都在物理文档中，我们可以确信，没有良好文档管理的组织注定会失败。

了解：在数字市场中，坚 持 人脸验证服务——减少企业身份欺诈 维护纸质  文件对公司来说是不必要的“挑战”。

2.不要对文书工作进行分类
如果您的组织相信“一张纸会说话”，那么它必须非常努力地对文档进行分类。

发票、添加合同、生产力报告、会 计 1000个手机号码 文件、工资单、销售图表：每天有数千份文档经过任何公司。由于公司的日常工作节奏总是快节奏，因此经常出现员工只是将文件堆放起来，而不进行分类，然后将其发送到文件的情况。