采购材料
无论建筑工程涉及几个螺丝、钉子和五六块木板、几块木瓦 海外数据 还是几吨混凝土和钢梁，每个项目都需要购买材料。无论是在施工期间还是在需要报告费用的纳税时，跟踪这些材料都很重要。此外，在大多数税收制度中，为客户项目购买的材料与商店用品、公司建筑维修甚至办公用品的处理方式不同。
一个好的建筑行业文档管理系统可以帮助您跟踪材料、材料购买地点、材料成本以及在特定项目中使用了多少材料。理想情况下，您的 DMS 应该允许您使用手机快速拍摄发票快照，或使用平板扫描仪扫描发票，然后将副本上传到云存储设施。这些扫描的文档应使用元数据进行描述，并且使用标记与其他材料进行交叉引用可以改善对库存的跟踪。
在工作中使用材料
记录保存系统的另一端是跟踪工作中使用的材料。您可能不 细胞P数据 太想跟踪每个钉子或螺丝，但记录所用材料的数量（例如方形木瓦、胶合板、钉子盒和成吨的混凝土）对于了解 资金流向和明智地投标工作至关重要。
拥有一份工作表，让工头或现场杂工可以记录所使用的材料，这会有很大的好处。
例如，您的小型周末业务可能会记录类似以下内容：
修缮了布朗夫人的浴室地板。所用材料：2 块胶合板、1 个黄杨木螺钉、2.2 英寸 x 6 英寸 x 6 英尺的横梁、1 块衬垫、1 块油毡、1 个用于重新安装马桶的蜡环。
然后可以将工作表与库存电子表格进行交叉引用，或者可以标记材料以与当地木材和五金店的购买收据 PDF 连接。还应在布朗夫人的发票上注明所用的材料，以便她知道她在房屋维修上投入了多少资金。虽然大型建筑公司将处理更大的采购和更多的材料使用，但原则仍然是一样的。
跟踪分娩情况
劳动力是建筑的另一个方面。无论您是负责修 美国的手机号码生态系统 理邻居破损的窗户和歪斜的门的修理工，还是大型公司的一员，都必须有人负责安装、建造或修理与建筑有关的物品。无论是私人车道还是市政项目的一部分，都会涉及人力时间 – 并且应该进行跟踪。
作为每日工作表的一部分，建议个体商人记录他们到达施工现场的时间和完成施工的时间。此外，如果有人必须跑到商店购买额外的零件，所用车辆的行驶里程也应记录在案，因为这可能是一项额外费用或税务筹划的一部分——或两者兼而有之。
具有智能手机连接的优质DMS可以轻松记录发生的事情，而不是事后才试图记住它们。
对信息进行排序并检索
有些类型的信息在积累过程中很容易分类，例如材料购买。其他类型的信息，例如工作时间或额外的商店运营，可能更难分类。一种使收集的信息更有意义的方法是将每种类型的信息放在云存储中的专用文件夹中。您可以使用上传的 PDF 或购买收据快照或使用输入到 DMS 中的电子表格中的表单来执行此操作。数据可以放入专用文件夹，例如标记为“购买”的文件夹，而标签可用于跟踪特定工作或项目的购买。
为您的建筑公司寻找 DMS
Folderit 是一款可扩展的云文档管理系统，非常适合小型到中型企业。信息可以存储在文件夹中（文件夹的名称由此而来，因为您可以“将其归类”），这些文件夹标有您企业的主要活动或项目。上传的信息可以接收元数据描述，例如“修复布朗夫人的地板”，并且可以使用标签标记出各个部分。例如，胶合板可以简单地标记为“胶合板”，也可以使用字母和数字系统来指示胶合板的厚度和类型。
Folderit 让信息输入变得简单
Folderit DMS 和具有互联网连接的手机可让您轻松将条目发送到云存储文件夹。您可以使用 Folderit 内置的电子邮件传送系统，直接将 PDF 通过电子邮件发送到其各自的文件夹，也可以将它们发送到文件夹以供办公室工作人员进行分类和归档，以及任何相关的元数据或标签。
Folderit Cloud DMS 是多种小型到中型企业的理想选择。它有一个浮动费用范围，适合您建筑业务所需的存储大小和类型。由于它的云位置，您可以随时随地访问您的公司记录。它可以轻松保持记录最新并让您的客户了解最新情况。
